TREES Network Privacy Policy
Effective as of November 21, 2024
Martin Family Initiative (“MFI”) collects and processes your personal information as set out in this Privacy Policy. At MFI, we are committed to protecting the privacy of our donors, volunteers, members, and other stakeholders. We value your trust and recognize that maintaining this trust requires us to be transparent and accountable in how we manage and process the personal information shared with us.
This Policy governs how we use and communicate your personal information that we collect as part of our various (in-person and virtual) activities, through the MFI website located at www.themfi.ca (the “MFI Website”) and the TREES Network website located at www.treesnetwork.themfi.ca (collectively with the MFI Website, the “Websites”). We may collect your personal information directly from you or through third parties that have the right to communicate this information to us.
What do we mean by personal information?
“Personal information” means any information that can identify you directly or indirectly, such as your name, address, email address, phone number, or payment information.
Will we update this Policy?
We may update or change our privacy practices or this Policy at any time. We will notify you of any changes by posting an updated Policy on the MFI Website, and updating the effective date set out at the top of this Policy. Please review this Privacy Policy periodically to see any changes to our Privacy Policy.
How do we get your permission?
When you provide us with your personal information through the Websites or any of our forms, after having the opportunity to review this Policy and after you have accepted the terms of this policy, we presume that you understand and agree to the collection and use of the personal information shared with us, and the handling of the personal information, as set out in this Policy or as specified at the time of collection of the personal information.
MFI will not collect, use or share your personal information for reasons not listed in this Policy or mentioned when we first collected your personal information, unless the law allows it.
If you want MFI to stop using or sharing your information, you may submit a written request to MFI at any time by contacting our Privacy Officer at privacy@themfi.ca or as indicated in the How to contact us? section. If you choose to withdraw your permission, any use of your information before your withdrawal will still be legal, but MFI will no longer use your personal information for any reason. If you withdraw your permission, you may lose access to some of MFI’s features or services, including parts of the Websites.
If you provide MFI with personal information of another individual, you are responsible for obtaining their permission for us to collect, use, and share that information as described in this Policy.
What personal information do we collect and why?
MFI collects, uses and communicates your personal information as set out in this Policy and applicable privacy laws. The types of personal information that MFI may collect include:
| Types of personal information collected | Why we need it |
|---|---|
| MFI Programs Information, as applicable to the particular MFI Program (typically name, address, school and reading level) | To develop and improve the MFI Programs |
| Identity Information Contact Information Donation Information (financial information including credit card information) Donation Recipient Information (name and email of recipient or family member) | To process donations made by you and, where applicable, to issue a tax receipt. |
| Identity Information Contact Information | To respond to the communications you send us or to send information you requested, which may include educational resources, newsletter updates, and inquiries about volunteering opportunities with MFI. You may also, at any time, choose to opt-out of receiving communications from us by clicking the unsubscribe button at the bottom of each email sent from MFI to you |
| MFI Programs Information Identity Information, Contact Information TREES Network Information Usage Data (your computer’s IP address, browser type, browser version, the TREES Network pages that you visited, the time and date of your visit, the time spent on those pages, unique device identifiers, and other diagnostic data). Further, certain features on the TREES Network may require the use of your location data, if you give us permission to use such location data (“Location Data”), which you can enable or disable through your device settings | To manage your user account and provide you access to the TREES Network and to provide you with the services available through the TREES Network. |
Note that the Websites and any online recruitment service that MFI may provide through the Websites are directed to, and meant to be used by, adults or individuals no younger than the age of majority. In particular, we do not knowingly collect any personal information from any persons under the age of 14. If we become aware that we have collected any personal information from a child under the age of 14, we will delete that information. We ask parents and other guardians to monitor their children’s Internet usage to protect them.
Do we use cookies and other tracking technologies?
MFI may place cookies on your device to obtain usage information from you. Cookies are files that your Internet browser places on your computer when you visit a website. These files help us understand your interactions and enhance your user experience.
You can manage your cookie preferences through the cookie banner that appears on our website. This banner allows you to enable or disable different types of cookies, providing you with full control over your privacy settings. For instance, you can choose to allow only essential cookies or customize your preferences to enable additional functionalities like targeted advertisements and analytical tracking.
To who do we share your personal information?
All the personal information you provide to MFI, whether through our Websites or forms, is kept confidential unless shared with your consent or as permitted or required by law.
MFI may share your personal information to third parties and outside service providers as set out in the table below:
| Category | Purpose |
|---|---|
| Private and public foundations, web developers | For reporting, fundraising and promotional campaigns |
| Communication firms | To communicate with you |
| Law enforcement, legal entities | To comply with legal requirements |
| Relevant parties | As part of a transaction involving transfer of control or assets transaction involving MFI |
| Donations processing service providers E-learning management systems service providers | To process donations, provide tax receipts, provide online courses, for professional development or training |
When we share your personal information with outside parties, we make sure they agree to follow rules that are consistent with this Policy. They can only use your personal information for the reasons we mentioned or for reasons that you have agreed to.
Where do we keep your personal information?
We generally hold your personal information in Canada, including on servers located in Ontario. Further, your personal information may be accessible to law enforcement, national security authorities, and the courts in those jurisdictions. This means your personal information may be transferred outside of your province of residence.
If you have any questions regarding our policies and practices relating to our storage and processing of personal information in other jurisdictions, please contact us at any time privacy@themfi.ca
What are your privacy rights?
Under applicable laws, you have specific privacy rights. In particular, you may withdraw your consent and you may access and correct your personal information that we have collected. More information on these rights is outlined below:
| Withdraw your consent | Accessing and correcting your personal information |
|---|---|
| You may request to withdraw your consent to the use, disclosure and retention of your personal information. How this request is handled depends on the situation and the purpose for which it is made. Depending on the case: • you can withdraw your consent, but we will no longer be able to offer you a service that depends on it • you cannot withdraw your consent because the processing of your personal information is necessary or compulsory (for example, we need to retain certain financial information for tax purposes). In all cases, we may be required to retain certain personal information in order to comply with our legal obligations. | You may request access to and copies of the personal information we hold about you. If any personal information concerning you is inaccurate, incomplete or ambiguous, or if its collection, communication or storage is not authorized by law, you may request that it be rectified. |
To exercise your rights, contact us at the addressed identified in the How to contact us? section below. All requests must be in writing, and MFI may need to verify your identity. We may fully or partially deny requests when allowed by law. MFI will respond within the legal timeframe. If we deny your request (in whole or in part), we will explain the reasons and provide information on how to appeal our decision, following legal requirements.
Does this Policy cover information posted on social media?
If you voluntarily submit or post any information, photographs, or other content to any MFI forums, Twitter pages, Facebook pages, or other social networking pages/sites, certain elements of your personal information may be automatically included in the posting, including your user name and email address, and this information may be collected and used by others. MFI has no control over, and is not liable for, the collection, use, or disclosure of any posted user content by users of such forums and social media networking pages. For further clarity, except with regard to MFI forums hosted on the Websites, any personal information posted, used, or disclosed via such sites is not subject to this Policy.
Does this Policy cover links to other sites?
The Websites may contain links to other sites that are operated by third parties that do not act on our behalf. Please be aware that MFI does not control such websites and we are not responsible for the privacy practices of these websites. We encourage Websites visitors to be aware that when they leave the Websites, they should thoroughly read the privacy statements and applicable terms of use of each and every website that collects personal information.
How do we protect your personal information?
MFI is committed to maintaining the security of all personal information it holds. In addition, we are committed to taking appropriate precautions to protect your information against loss, fraud or unwanted use.
We restrict access to your personal information. Only those employees who need to process your personal information to perform their duties have access to it, and their access is limited to the information needed to perform their duties.
We have established roles and responsibilities for our employees throughout the life cycle of your personal information, from collection to destruction.
We implement robust security measures. We have put in place several types of measures to protect your personal information against loss, theft and unauthorized access, use or disclosure. These include:
• physical measures, such as locked premises;
• technological measures, such as firewalls;
• organizational measures, such ensuring that the employees will have access to personal information only on a need-to-know basis, for the performance of their duties.
We destroy your personal information once we have fulfilled our obligations. For more information, see How long do we keep your personal information?
That said, mail, emails, voice communications, faxes, and data transmissions over the Internet are all susceptible to possible loss, misrouting, interception, and misuse of the information being communicated or transmitted. MFI does not guarantee the security of your personal information when is it transmitted over means of communications that are susceptible to any of the foregoing.
How long do we keep your personal information?
MFI keeps personal information only as long as needed for its intended purposes or to meet legal requirements. Once it’s no longer necessary, it is securely destroyed, deleted or anonymized in line with laws and regulations. For further details on our retention practices, please get in touch.
How to contact us?
To exercise your rights or if you have any questions, comments or complaints about this Policy or our privacy practices, you may contact our Privacy Officer at the following address:
Privacy Officer
Email: privacy@themfi.ca
759 Victoria Square, Suite 300
Montreal, Quebec, H2Y 2J7
Tel: 514 982-3911
LE RÉSEAU TREES POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
En vigueur à partir du 21 novembre 2024
L’Initiative de la Famille Martin (l’« IFM ») recueille et traite vos renseignements personnels comme indiqué dans cette Politique de confidentialité. L’IFM s’engage à protéger la vie privée de ses donateurs, bénévoles, membres et autres parties prenantes. Nous apprécions votre confiance et reconnaissons que le maintien de cette confiance exige que nous soyons transparents et responsables dans la manière dont nous gérons et traitons les renseignements personnels qui nous sont fournis.
La présente politique régit la manière dont nous utilisons et communiquons les renseignements personnels que nous recueillons dans le cadre de nos diverses activités (en personne et enligne), par l’intermédiaire de notre site web accessible au https://themfi.ca/fr (le « site web de l’IFM ») et du site web du réseau TREES accessible au www.treesnetwork.themfi.ca (ensemble, avec le site web de l’IFM, les « sites web »). Nous pouvons recueillir vos renseignements personnels directement auprès de vous ou par l’intermédiaire de tiers autorisés à nous communiquer ces renseignements.
Qu’entendons-nous par renseignements personnels ?
« Renseignements personnels » désigne tout renseignement permettant de vous identifier directement ou indirectement, tel votre nom, votre adresse, votre adresse électronique, votre numéro de téléphone ou vos renseignements de paiement.
Allons-nous mettre à jour cette politique ?
Nous pouvons mettre à jour ou modifier nos pratiques en matière de protection de la vie privée ou la présente politique à tout moment. Nous vous aviserons de toute modification en publiant une mise à jour sur le site web de l’IFM et en mettant à jour la date indiquée en haut de cette politique. Veuillez consulter régulièrement cette politique de confidentialité pour prendre connaissance des changements qui y ont été apportés.
Comment obtenons-nous votre consentement ?
Lorsque vous nous fournissez vos renseignements personnels par l’intermédiaire des sites web ou de l’un de nos formulaires, après avoir eu l’occasion de prendre connaissance de cette politique, nous tenons pour acquis que vous comprenez et acceptez la collecte et l’utilisation des renseignements personnels qui nous sont fournis, ainsi que le traitement des renseignements personnels, comme indiqué dans cette politique ou au moment de la collecte des renseignements personnels.
L’IFM ne recueillera pas, n’utilisera pas et ne communiquera pas vos renseignements personnels pour des raisons qui ne sont pas énumérées dans cette politique ou qui n’ont pas été mentionnées lorsque nous avons recueilli vos renseignements personnels pour la première fois, à moins que la loi ne l’y autorise.
Si vous souhaitez que l’IFM cesse d’utiliser ou de communiquer vos renseignements personnels, vous pouvez à tout moment soumettre une demande écrite à l’IFM en contactant notre responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse privacy@themfi.ca ou comme indiqué dans la section Comment nous contacter ? Si vous choisissez de retirer votre consentement, toute utilisation de vos renseignements avant votre retrait sera toujours légale, mais l’IFM n’utilisera plus vos renseignements personnels pour quelque raison que ce soit. Si vous retirez votre consentement, vous risquez de perdre l’accès à certaines fonctions ou à certains services de l’IFM, y compris certaines parties des sites web.
Si vous fournissez à l’IFM des renseignements personnels concernant une autre personne, vous devez obtenir son consentement pour que nous puissions recueillir, utiliser et communiquer ses renseignements comme décrit dans cette politique.
Quels renseignements personnels recueillons-nous et pourquoi ?
L’IFM recueille, utilise et communique vos renseignements personnels selon cette politique et les lois applicables en matière de protection de la vie privée. Les types de renseignements personnels que l’IFM peut recueillir comprennent :
Types de renseignements personnels recueillis. | Pourquoi nous en avons besoin. |
Renseignements relatifs aux programmes de l’IFM, dans la mesure où ils s’appliquent au programme de l’IFM en question (généralement le nom, l’adresse, l’école et le niveau de lecture) | · Pour développer et améliorer les programmes de l’IFM.
|
Renseignements d’identité Coordonnées Renseignements relatifs aux dons (renseignements Renseignements sur le bénéficiaire d’un don (nom
| · Pour traiter les dons que
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Renseignements d’identité Coordonnées | · Pour répondre aux communications que vous nous envoyez ou pour envoyer les informations que vous avez demandées, qui peuvent inclure des ressources éducatives, des mises à jour de la lettre d’information et des demandes de renseignements sur les possibilités de bénévolat au sein de l’IFM. · Vous pouvez également, à tout moment, choisir de ne plus recevoir de communications de notre part en cliquant sur le bouton de désinscription situé au bas de chaque courriel transmis par l’IFM.
|
Renseignements relatifs aux programmes de l’IFM Renseignements d’identité, informations de Renseignements sur le réseau TREES Données d’utilisation (adresse IP de votre ordinateur, type de navigateur, version du navigateur, pages du réseau TREES que vous avez visitées, heure et date de votre visite, temps passé sur ces pages, identifiants uniques de l’appareil et autres données de diagnostic). En outre, certaines fonctions du réseau TREES peuvent nécessiter l’utilisation de vos renseignements de localisation, si vous nous en donnez l’autorisation (« données de localisation »), que vous pouvez activer ou désactiver par le biais des paramètres de votre appareil | · Pour gérer votre compte d’utilisateur, vous donner accès au réseau TREES et vous fournir les services disponibles par l’intermédiaire du réseau TREES. |
Notez que les sites web et tout service de recrutement en ligne que l’IFM peut rendre accessibles par l’intermédiaire des sites web s’adressent à des adultes ou à des personnes ayant atteint l’âge de la majorité; afin d’être utilisés par eux. En particulier, nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels auprès de personnes âgées de moins de 14 ans. Si nous apprenons que nous avons recueilli des renseignements personnels auprès d’un enfant âgé de moins de 14 ans, nous les supprimerons. Nous demandons aux parents et autres tuteurs de surveiller l’utilisation d’Internet par leurs enfants afin de les protéger.
Avons-nous recours à des témoins de connexion et d’autres technologies de suivi ?
L’IFM peut placer des témoins de connexion (cookies) sur votre appareil pour recueillir des renseignements d’utilisation de votre part. Les témoins sont des fichiers que votre navigateur Internet place sur votre ordinateur lorsque vous visitez un site web. Ces fichiers nous aident à comprendre vos interactions et à améliorer votre expérience d’utilisateur.
Vous pouvez gérer vos préférences en matière de témoins grâce à la bannière qui apparaît sur notre site web. Cette bannière vous permet d’activer ou de désactiver différents types de témoins, ce qui vous donne un contrôle total sur vos paramètres de confidentialité. Par exemple, vous pouvez choisir de n’autoriser que les témoins
essentiels ou de personnaliser vos préférences pour activer des fonctionnalités supplémentaires telles que les publicités ciblées et le suivi analytique.
À qui communiquons-nous vos renseignements personnels ?
Tous les renseignements personnels que vous fournissez à l’IFM, que ce soit par l’intermédiaire de nos sites Web ou de formulaires, sont gardés confidentiels, sauf s’ils sont communiqués avec votre consentement ou si la loi nous y autorise ou l’exige.
L’IFM peut communiquer vos renseignements personnels avec des tiers et des prestataires de services externes comme indiqué dans le tableau ci-dessous :
Catégorie | Raison |
Fondations privées et publiques, développeurs web | · À des fins statistiques, pour la collecte de fonds et les campagnes de promotion |
Entreprises de communication | · Pour communiquer avec vous |
Organismes chargés d’appliquer une loi, organismes gouvernementaux | · Pour nous conformer à la loi |
Parties concernées | · Dans le cadre d’une |
Prestataires de services de traitement des dons, de systèmes de gestion de l’apprentissage en ligne | · Pour traiter les dons, émettre des reçus fiscaux, proposer des cours |
Lorsque nous communiquons vos renseignements personnels avec des tiers, nous nous assurons qu’ils acceptent de suivre des règles conformes à cette politique. Ils ne peuvent utiliser vos renseignements personnels que pour les raisons que nous avons mentionnées ou pour les raisons que vous avez acceptées.
Où conservons-nous vos renseignements personnels ?
Nous conservons généralement vos renseignements personnels au Canada, notamment sur des serveurs situés en Ontario. En outre, vos renseignements personnels peuvent être accessibles aux autorités chargées de l’application de la loi, aux autorités chargées de la sécurité nationale et aux tribunaux de ces juridictions. Cela signifie que vos renseignements personnels peuvent être communiqués en dehors de votre province de résidence.
Si vous avez des questions concernant nos politiques et pratiques relatives à l’hébergement et au traitement des renseignements personnels dans d’autres régions, veuillez nous contacter à tout moment privacy@themfi.ca.
Quels droits avez-vous concernant vos renseignements personnels ?
Selon les lois applicables, vous avez des droits particuliers à l’égard de vos renseignements personnels. En particulier, vous pouvez retirer votre consentement et vous pouvez accéder aux renseignements personnels que nous avons recueillis à votre égard et les corriger. Vous trouverez ci-dessous de plus amples informations sur ces droits.
Retirer son consentement. | Accéder à vos renseignements personnels et les corriger. |
| Vous pouvez demander à retirer votre consentement à l’utilisation, à la communication et à la conservation de vos renseignements personnels. Le traitement de cette demande dépend de la situation et de l’objectif · vous pouvez retirer votre consentement, mais nous ne serons plus en mesure de vous offrir un service qui en dépend · vous ne pouvez pas retirer votre consentement parce que le traitement de vos renseignements personnels est nécessaire ou obligatoire (par exemple, nous devons conserver certaines informations financières à des fins fiscales). Dans tous les cas, nous pouvons être tenus de conserver certaines renseignements personnels afin de nous conformer à nos obligations | Vous pouvez demander à accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et à en obtenir copie. Si des renseignements personnels vous concernant sont inexacts, incomplets ou équivoques, ou si leur collecte, leur communication ou leur conservation n’est pas autorisée par la loi, vous pouvez en demander la rectification. |
Pour exercer vos droits, contactez-nous à l’adresse indiquée dans la section Comment nous contacter ci-dessous. Toutes les demandes doivent être formulées par écrit et l’IFM peut être amené à vérifier votre identité. Nous pouvons refuser totalement ou partiellement les demandes lorsque la loi le permet. L’IFM répondra dans les délais prévus par la loi. Si nous refusons votre demande (en tout ou en partie), nous vous dirons pourquoi et comment demander la révision de notre décision, comme la loi le prévoit.
Cette politique couvre-t-elle les renseignements publiés sur les médias sociaux ?
Si vous soumettez ou publiez volontairement des renseignements, des photographies ou d’autres contenus sur les forums de l’IFM, les pages Twitter, les pages Facebook ou d’autres pages/sites de réseaux sociaux, la publication pourrait inclure automatiquement certains renseignements personnels, y compris votre nom d’utilisateur et votre adresse courriel, et ces renseignements peuvent être recueillis et utilisés par d’autres. L’IFM n’a aucun contrôle sur tout contenu utilisateur recueilli par les utilisateurs de ces forums et pages de réseaux sociaux et n’a aucune responsabilité quant à la collecte, l’utilisation ou la communication de ces renseignements. Pour plus de clarté, sauf en ce qui concerne les forums de l’IFMhébergés sur les sites web, tout renseignement personnel publié, utilisé oucommuniqué par le biais de ces sites n’est pas soumis à cette politique.
Cette politique couvre-t-elle les liens vers d’autres sites ?
Les sites web peuvent contenir des liens vers d’autres sites exploités par des tiers qui n’agissent pas en notre nom. Sachez que l’IFM ne contrôle pas ces sites web et n’est pas responsable des pratiques de confidentialité de ces sites web. Nous encourageons les visiteurs des sites web à prendre conscience que lorsqu’ils quittent les sites web, ils doivent lire attentivement les énoncés de confidentialité et les conditions d’utilisation applicables de chaque site web qui recueille des renseignements personnels.
Comment protégeons-nous vos renseignements personnels ?
L’IFM s’engage à protéger la sécurité de tous les renseignements personnels qu’il détient. En outre, nous nous engageons à prendre les précautions nécessaires pour protéger vos renseignements contre la perte, la fraude ou l’utilisation non désirée.
Nous limitons l’accès à vos renseignements personnels. Seuls les employés qui ont besoin de traiter vos renseignements personnels pour exercer leurs fonctions y ont accès, et leur accès est limité aux renseignements nécessaires à l’exercice de leurs fonctions.
Nous avons défini les rôles et les responsabilités de nos employés tout au long du cycle de vie de vos renseignements personnels, de la collecte à la destruction.
Nous mettons en œuvre des mesures de sécurité robustes. Nous avons mis en place plusieurs types de mesures pour protéger vosrenseignements personnels contre la perte, le vol et l’accès, l’utilisation ou la communication non autorisés. Ces mesures incluent :
- des mesures physiques, telles que des locaux verrouillés ;
- des mesures technologiques, telles que des pare-feu ;
- des mesures organisationnelles, telles que s’assurer que les employés n’ont
accès qu’aux renseignements personnels dont ils ont besoin pour l’exercice
de leurs fonctions.
Nous détruisons vos renseignements personnels une fois que nous avons rempli nos obligations. Pour plus d’informations, voir Combien de temps conservons-nous vos renseignements personnels ?
Cela dit, le courrier, les courriels, les communications vocales, les télécopies et les transmissions de données sur Internet sont tous susceptibles d’être perdus, mal acheminés, interceptés et utilisés à mauvais escient. L’IFM ne garantit pas la sécurité de vos renseignements personnels lorsqu’ils sont transmis par des moyens de
communication susceptibles de présenter l’un des risques mentionnés ci-dessus.
Combien de temps conservons-nous vos renseignements personnels ?
L’IFM ne conserve les renseignements personnels que le temps nécessaire aux fins prévues ou pour satisfaire aux exigences légales. Une fois qu’ils ne sont plus nécessaires, ils sont détruits, supprimés ouanonymisés en toute sécurité, conformément aux lois et à la réglementation en vigueur. Pour plus de détails sur nos pratiques de conservation, veuillez nous contacter.
Comment nous contacter ?
Pour exercer vos droits ou si vous avez des questions, des commentaires ou des plaintes concernant la présente politique ou nos pratiques en matière de protection de la vie privée, vous pouvez contacter notre Responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse suivante :
Responsable de la protection des renseignements personnels
Courriel : privacy@themfi.ca
759, rue Square Victoria, bureau 300
Montréal, Québec, H2Y 2J7
Tél : 514 982-3911
